TIETOSUOJASELOSTE

Yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja.

Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §
Laatimispäivämäärä 02.01.2014
Päivitetty 05.04.2017

1. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki
Kaupunkirakennelautakunta

Suokatu 42, 70110  Kuopio
Puh. +358 17 185 111 (vaihde)
Sähköposti: kaupunkiymparisto[at]kuopio.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö / yhteyshenkilö Kuopion kaupunki
Johdon tukipalvelut
Henkilöstö- ja talouspäällikkö Anne Simonen-Ruuskanen
Suokatu 42, 70110  Kuopio
Puh. +358 17 185 111 (vaihde)
Sähköposti: anne.simonen-ruuskanen[at]kuopio.fi
3. Rekisterin nimi KUOPION KAUPUNGIN PALAUTEPALVELUJÄRJESTELMÄ

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin tuottamien palveluiden parantaminen palautejärjestelmän kautta tulleiden asiakaspalautteiden pohjalta.

Asiakkaiden antaessa palautelomakkeessa nimi- ja yhteystietonsa tai kirjautuessa järjestelmään sähköisen tunnistautumisen kautta, annettujen yhteystietojen sekä palautteiden perusteella syntyy Palautepalvelujärjestelmä -niminen rekisteri.

Asiakkaan antamia yhteystietoja käytetään asiakkaan palautteeseen vastaamiseen tai lisätietojen kysymiseen. Palautteen sisällöstä ja luonteesta riippuen asiakkaan yhteystietoja voidaan käyttää tarvittaessa asian vaatimassa viranhaltijakäsittelyssä. Asiakkaan antamia yhteystietoja voidaan käyttää myös kaupungin tekemissä asiakastyytyväisyyskyselyissä palvelun parantamiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolakiin (523/1999).

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallentuu asiakkaan antama kirjallinen palaute sekä yhteystiedot:
- palaute
- nimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
Yhteystietojen antaminen ei ole pakollista. Sähköisesti tunnistautuneen asiakkaan nimitiedot saadaan tunnistautumispalvelusta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet Tietolähteenä internet-palautepalvelujärjestelmä. Lisäksi palautejärjestelmään voidaan kirjata asiakkaan sähköpostitse, puhelimitse tai asiakaskäynnillä antama palaute ja asiakkaan suostumuksella hänen yhteystietonsa. Kaikki tiedot ovat peräisin palautteen antajalta itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Asiakkaan antaman palautteen niin vaatiessa hänen antamansa yhteystiedot voidaan välittään kaupungin alueiden kunnossapidosta vastaaville urakoitsijoille. Asiakkaan antamat yhteystiedot voidaan luovuttaa myös viranomaiskäyttöön jos rekisterinpitäjällä on siihen velvollisuus lain tai viranomaismääräysten takia tilanteissa, joissa epäillään tapahtuneen yksityisyyden suojaan kohdistuva tai muu rikos. Muutoin rekisterin tietoja ei luovuteta kaupungin ulkopuolisille tahoille.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Tiedoista ei muodosteta manuaalista aineistoa.

B. ATK:lle talletetut tiedot
Palautteiden tiedot tallennetaan kaupungin tietojärjestelmään. Tietojärjestelmien ja rekisteritietojen käyttöoikeudet on määritelty työtehtäviin liittyen siten, että tietojen käsittely toteutuu luottamuksellisesti. Suojaus perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin.

10. Tarkastusoikeus ja
 tarkastusoikeuden
 toteuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada tarkastaa rekisteristä itseään koskevat tiedot (HetiL 26 §).

Rekisteristä vastaavalle henkilölle osoitettu tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Yhteystiedot löytyvät kohdasta 2.

Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella:

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tarkastusoikeuden toteuttamisesta.

11. Tiedon korjaaminen ja
 tiedon korjaamisen
 toteuttaminen

Rekisteristä vastaava henkilö oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn kirjallisesti tekemän vaatimuksen perusteella viivytyksettä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon (HetiL 29 §). Yhteystiedot löytyvät kohdasta 2.

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella:

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.
12. Muut mahdolliset oikeudet Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.
13. Muut rekisterinsuojauksen periaatteet

Palautteiden tietosisältö siirtyy internetissä https-protokollan mukaisesti.

Palvelu käyttää ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystytään jatkuvasti parantamaan sivujen sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön avulla voidaan tarjota asiakkaille kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Käydessäsi palaute.kuopio.fi-sivustolla kun selaimesi on asetettu vastaanottamaan evästeitä, pidämme tätä osoituksena siitä, että hyväksyt evästeidemme käytön.

Mikäli sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua palvelun saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu esim. Microsoft Internet Explorer 8 -selainohjelman "Työkalut" -valikosta löytyvän "Internet-asetukset" -valikon kautta välilehdeltä "Tietosuoja".

On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpidettyjen sivujen ja tarjottujen palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.